"الأتمتة" تعني علمياً، تحرير الإنسان من الأداء المباشر لوظائف إدارة العملية الإنتاجية، ونقل هذه الوظائف إلى الأجهزة الالكترونية، وهي من التقنيات التي باتت ملازمة للدولة العصرية، وفي مدينة "الرقة"، تمَّ تطبيق هذا النظام في عددٍ من الدوائر والمؤسسات الحكومية، ومن بينها مديرية التربية بـ"الرقة"، والتي تعدُّ من أضخم المؤسسات الحكومية، وأكثرها حاجةً لتطبيق هذا النظام.
موقع eRaqqa وبتاريخ (25/3/2009) التقى الأستاذ "يحيى داده العبد الله" رئيس دائرة الشؤون الإدارية لدى مديرية التربية بـ"الرقة"، وبسؤاله عن تطبيق نظام الأتمتة في المديرية، وعن البرامج التي تمَّ إعدادها لهذا الغرض، أجاب قائلاً: «في الحقيقة، لقد أطلقت الدولة منذ سنواتٍ، خطة طموحة لأتمتة أعمال إدارات ومؤسسات الدولة، وصولاً إلى ما يسمى بالحكومة الالكترونية، ومن بينها قطاع التربية، والذي يعتبر من أهم وأضخم القطاعات في سورية، وبذلك يتم تخفيف الكثير من هدر الوقت والجهد والمراسلات الورقية، ونضمن عدم العبث بالقيود أو المعلومات الموثقة الكترونياً، حيث يتم كل ذلك بشكل آني. ووفق شبكة يصعب اختراقها.
لا بدَّ من التنويه إلى أن الوزارة كانت قد تعاقدت من أجل تطبيق نظام الأتمتة في قطاع التربية، مع شركة (SOFTCAD) الوطنية، والتي قامت بتصميم كافة البرامج الخاصة بهذا القطاع، بالإضافة لتأهيل عدد من العاملين فيه من خلال دورات مركزية، وهناك مندوب لهذه الشركة، في مديرية التربية في "الرقة"، يتابع سير العمل فيها، ويقدم كافة المعلومات والإرشادات، للعاملين في مجال الأتمتة من كادر المديرية
وبالنسبة لمديرية التربية بـ"الرقة"، فقد تم وبتاريخ (30/10/2008)، تطبيق نظام الأتمتة في عدد من دوائرها الحيوية، وذلك من خلال تفعيل عدد من البرامج التي تم تصميمها خصيصاً لهذا الأمر، ولعلَّ أهمها من أهم البرامج المستخدمة فيها هو، برنامج الأتمتة الإدارية، وبرنامج المحاسبة التابع له، وبرنامج أتمتة ديوان المديرية، وبرنامج الرقابة الداخلية، وبرنامج الآليات.
وقد سبق ذلك، إرسال وفد وزاري من مديرية الشؤون الإدارية، بتاريخ (27/10/2008)، وقد ضمَّ هذا الوفد، مهندسين من ضمن ملاك الوزارة، وآخرين تمَّ التعاقد معهم لهذا الشأن، حيث قاموا بتفعيل هذه البرامج، وتأكدوا من سلامة أدائها، وأودُّ الإشارة هنا، إلى أن هناك متابعة يومية من قبل السيد وزير التربية ومديرية الشؤون الإدارية في الوزارة لهذا الموضوع».
وبسؤال "العبد الله" عن آلية عمل كل من برنامج الأتمتة الإدارية، وبرنامج أتمتة ديوان المديرية والأرشفة الإلكترونية، تحدث قائلاً: «إن برنامج الأتمتة الإدارية، يتم تطبيقه، من خلال نقل بيانات البطاقة الذاتية الخاصة بكافة العاملين في مديرية التربية، مع كافة التبدلات الطارئة عليها، والتي تشمل: العقوبات والمكافآت والترفيعات والإجازات بكافة أنواعها.
وبشكل عام كل ما يطرأ على الوضع الوظيفي للعاملين، ويرتبط بهذا البرنامج، برنامج المحاسبة الالكتروني، والذي يُعنى بترتيب كافة البيانات المالية للعاملين بالمديرية، والتي يتم إضافتها فوراً إلى بطاقاتهم الذاتية، المدونة في برنامج الأتمتة الإدارية، علماً أن هذا البرنامج سيتم تفعيله خلال الأشهر القليلة القادمة، وسيعمل معتمدو الرواتب على تطبيقه في المديرية.
وتعتبر محافظة "الرقة"، من أوائل المحافظات السورية، التي تمَّ فيها تفعيل برنامج الأتمتة الإدارية، كما تمَّ تنزيل كافة البطاقات الذاتية للعاملين في قطاع التربية، من قبل كادر من بعض موظفي المديرية، وذلك بإشراف المهندس "واصل عجاجي"، ورئيسة شعبة الأتمتة الإدارية في المديرية "فاطمة بكر"، وقد تمَّ تنزيل كافة البطاقات الذاتية على برنامج الأتمتة لإدارية، وقد بلغ عددها /18000/ بطاقة.
أما فيما يتعلق ببرنامج أتمتة ديوان المديرية، فمهمة هذا البرنامج هي إيصال المراسلات الورقية إلى حدها الأقل في داخل وخارج الدائرة، ويتولى هذه المهمة رئيس الديوان، حيث يتم فرز البريد من قبله، ثم يتم أرشفة الكتب مباشرةً، ولا يتم توزيع الكتب على الدوائر إلا بعد تنزيلها على البرنامج، حيث أن كلَّ كتابٍ يأخذُ رقماً في السجلات لا بدَّ أن يتم تنزيله، إضافةً إلى أن هناك تقريراً يومياً يبين كافة الأعمال التي قام بأدائها كل موظف من موظفي المديرية.
أما برنامج الأرشفة الإلكترونية، فهو مصمم لحفظ كافة الورقيات الصادرة والواردة من وإلى المديرية، والتي تشمل: الأوامر الإدارية وأضابير الموظفين والتعميمات والبلاغات الوزارية وصادر ووارد الوزارة والمراسيم والقرارات وغيرها، وقد تم تزويد المديرية بماسحات ضوئية احترافية خاصة لهذا الأمر، بالإضافة إلى كافة التجهيزات الفنية الأخرى».
ويضيف "العبد الله" في ذات السياق: «لا بدَّ من التنويه إلى أن الوزارة كانت قد تعاقدت من أجل تطبيق نظام الأتمتة في قطاع التربية، مع شركة (SOFTCAD) الوطنية، والتي قامت بتصميم كافة البرامج الخاصة بهذا القطاع، بالإضافة لتأهيل عدد من العاملين فيه من خلال دورات مركزية، وهناك مندوب لهذه الشركة، في مديرية التربية في "الرقة"، يتابع سير العمل فيها، ويقدم كافة المعلومات والإرشادات، للعاملين في مجال الأتمتة من كادر المديرية».