لتعزيز ثقافة المجتمع حول أهمية التحول الرقمي للوثائق والارتقاء بمستوى الأداء الإداري، تقيم منظمة "صناع الجودة العرب" بالتعاون مع مكتبة "الأسد الوطنية" مؤتمر "الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات الحكومية والخاصة"، تتخلله عدة جلسات حول تطبيق معايير ISO وMMS الدولية.
مدوّنة وطن"eSyria" حضرت فعاليات المؤتمر الأول من نوعه في "سورية" بتاريخ 4 تشرين الثاني 2020 والتقت الدكتور "معتز الدالاتي" عضو مجلس أمناء "صناع الجودة العرب" والمشرف التنظيمي للمؤتمر الذي يقول: «نسعى لرفد المجتمع بمعلومات متطورة عن أتمتة المعلومات لأهميتها في عملية إعادة الإعمار وفي التواصل بشكل حسن بين المؤسسات، عبر اقتراح منهجية متطورة غاية في الأهمية، وبالتالي تحقيق قفزة نوعية لفائدة المجتمع بالتعاون بين المؤسسات المختلفة وتسهيل الحصول على المعلومات وهو بند من بنود الحكومة الإلكترونية، وقد خطت المؤسسات الحكومية خطوات هامة في هذا المجال».
يمكن أن يحقق اعتماد المعايير الدولية زيادة الكفاءة في إدارة وأرشفة الملفات لأن الأساليب التقليدية مكلفة وفيها ساعات عمل إضافية، واعتماد هذه المعايير سيؤدي للأمان، تقليل التكاليف وتقديم خدمات أفضل خاصةً إذا كانت هذه المؤسسات لها علاقة بالتواصل مع الزبائن بشكل عام
من جهتها "سناء الشوا" معاون وزير الثقافة وممثلة وزيرة الثقافة الدكتورة "لبانة مشوح" راعي المؤتمر تقول: «في الوقت الذي تتجه فيه جميع المؤسسات للتوثيق وما يتضمنه من رفع جودة الأداء ومعاييره، يتم عرض أوراق عمل في هذا المؤتمر من مختصين على مدار يومين، وسيكون نقاش مخرجاته ضمن ورقة عمل تعدها الوزارة ليتم إدخالها حيز التنفيذ في موضوع التحول الرقمي الذي لا يخفى على أحد أهميته في حفظ وصون الوثائق السرية وسهولة التعامل وهو جزء من برنامج الإصلاح الإداري الواسع».
من المحاضرين التقينا الدكتور "قصي عجيب" المشرف العلمي على المؤتمر والمدرس في قسم المكتبات والمعلومات بجامعة "دمشق" الذي يتحدث عن محاور محاضرته بقوله: «نهدف لإظهار دور الأرشفة الإلكترونية وأهميتها وقدرتها على التوفير في التكاليف، ويحتاج تطبيقها لإدارة جيدة، وإرادة قوية بأن يكون لدينا الرغبة بالتحول الرقمي باستخدام الوثائق، وتتضمن المحاضرة محورين الأول يغطي الوثائق من حيث إدارتها، ومتطلبات الأرشفة الإلكترونية من خلال تقديم نماذج، والثاني يتناول معايير "الآيزو" التي يجب تطبيقها على الوثائق التي تعطي مصداقية وميزة تنافسية للمؤسسات التي تعتمدها».
بينما يشير "عبد الله الجباوي" من الحضور وهو مذيع في "المدينة إف إم" وطالب اختصاص في قسم المكتبات والمعلومات بجامعة "دمشق" إلى استفادته من المواضيع المطروحة بقوله: «أهتم بمعرفة مستقبل اختصاصي ولا سيّما أنّ التحول الرقمي أصبح واقعاً مفروضاً مع احتمالية زوال المجتمع الورقي وأن تصبح الديمومة للوثيقة الإلكترونية، حيث يشكّل المؤتمر فرصة للقاء مع اختصاصيين والاستفادة مما يطرحونه حول كيفية تطبيق معايير "الآيزو" في المؤسسات الإعلامية والثقافية أو ضمن دراسة اختصاص المكتبات والمعلومات».
وعن الغاية التي يمكن أن تتحقق بتطبيق معايير "الآيزو" يتحدث الدكتور "محمد الجلالي" رئيس مجلس أمناء "صناع الجودة العرب" قائلاً: «يمكن أن يحقق اعتماد المعايير الدولية زيادة الكفاءة في إدارة وأرشفة الملفات لأن الأساليب التقليدية مكلفة وفيها ساعات عمل إضافية، واعتماد هذه المعايير سيؤدي للأمان، تقليل التكاليف وتقديم خدمات أفضل خاصةً إذا كانت هذه المؤسسات لها علاقة بالتواصل مع الزبائن بشكل عام».
يذكر أنّ المؤتمر يستمر يومي 4 و 5 تشرين الثاني 2020، في مكتبة "الأسد الوطنية" يتضمن توصيات وتكريماً لراعي المؤتمر، المحاضرين، والضيوف.
