بعد مرورعشرة أعوام على تأسيس مركز التعليم المفتوح وضمن خطة المركز تم افتتاح النافذة الواحدة، وهي عبارة عن آلية عمل جديدة لتسهيل الإجراءات الإدارية التي يتقدم بها الطالب إلى المركز ولتخفيف الفوضى وتنظيم شؤون التسجيل كما أخبرتنا رئيسة المركز.
موقع "eSyria" بتاريخ 18/8/2010 قام بزيارة مركز "التعليم المفتوح" وخلال جولته التقى "رامي خميس" طالب في الدراسات القانونية ليحدثنا عن أهمية هذه النافذة بالنسبة له كطالب في مركز "التعليم المفتوح": «النافذة الواحدة خدمة رائعة بالنسبة لنا كطلاب، فقد تخلصنا خلالها من معاناة تسجيل الطلبات إضافة إلى توفير الكثير من الوقت، حيث أصبحت هناك سهولة في الإجراءات والحصول على الأوراق التي يتم تقديمها بفترة زمنية أقل مما سبق».
النافذة الواحدة خدمة رائعة بالنسبة لنا كطلاب، فقد تخلصنا خلالها من معاناة تسجيل الطلبات إضافة إلى توفير الكثير من الوقت، حيث أصبحت هناك سهولة في الإجراءات والحصول على الأوراق التي يتم تقديمها بفترة زمنية أقل مما سبق
أما "صباح عيسى" طالبة في "التعليم المفتوح" قسم "رياض الأطفال" فتقول: «النافذة الواحدة سهلت علينا الكثير من الأمور الإدارية، ومن خلالها نحصل على جميع المعلومات بوقت وجهد أقل، فهي تعطينا توجيهات إيجابية خلال حاجتنا لطلب ما ضمن المركز، أما قبل إيجادها فكنّا نعاني من الازدحام ونضطر لمراجعة المركز أكثر من مرة، أما حالياً فيتم من خلالها تقديم كافة الطلبات وتسجيلها والحصول على النتيجة في وقت أقل».
"ستير حكيم" طالبة إعلام تقول: «المكان المهيأ لاستقبال الطلاب مزود بأجهزة تكييف بطريقة توفر الراحة النفسية لهم، وتجد الموظفين خلف النافذة متعاونين ويتعاملون بسلاسة ورحابة صدر لتلبية كافة احتياجات الطالب الإدارية، وهي خطوة لتسهيل تقديم الطلبات وتسجيلها».
لمعرفة مراحل بدء العمل بالنافذة قمنا بزيارة مكتب نائب رئيس جامعة دمشق لشؤون التعليم المفتوح الدكتورة "فاتنة الشعّال" لتحدثنا قائلة: «النافذة الواحدة عبارة عن مكان واحد يتقدم به سواء الطالب أو المواطن بطلبه، ويجب أن يرفق بكتاب رسمي أو بوثيقة إلكترونية مباشرة تصل إلى الجهة المعنية، كما يجب أن يتقدم كل واحد ضمن برنامجه فلكل برنامج نافذة خاصة به، يأخذ المتقدم وثيقة دور ثم ينتظر السكرتارية لمناداته، فيتقدم بهذا الطلب ويتلقى بطاقة صغيرة لمعرفة النتيجة، وأحياناً هناك طلبات سريعة تتم بنفس اليوم أو تأخذ فترة معينة نحددها حسب نوعية الطلب، فمثلاً كشف العلامات يحتاج إلى عشرة أيام، أما بيان وضع للطالب فيحتاج إلى يومين، وبذلك يتم وصول الطلب عبر الشبكة الإلكترونية الداخلية إلى الجهة المعنية لدراسة الوضع المذكور».
عن أهمية النافذة بالنسبة للموظفين من الناحية الإدارية والإنتاجية تقول "الشعّال": «زادت إنتاجية الموظف بمقدار 75% نتيجة تخفيف الضغوطات عنه، فكل الإجابات تتم عن طريق طلبات رسمية، ومن خلال هذه العملية يحافظ الطالب على مصداقيته ويكون لديه وثيقة ضد في حال ورود خطأ تقدمنا به نحن، وقد اختصرنا بذلك المهاترات التي كانت تحصل بين الطالب والموظف، كما أن هناك رئيساً لكل نافذة فهو يملك الإجابات في حال وجود أية مشكلة بعد الاتصال بنا، وكل نافذة فيها موظف ديوان للورقيات بالإضافة إلى وجود موظفين في حالة الضغط».
أما عن مرحلة تهيئة الكادر الإداري قبل المباشرة بالعمل فتقول: «تم تدريب الموظفين على برنامج شبكة سلكية ولاسلكية، حيث أحضرنا مهندسات لتدريب الموظفين كل يوم لمدة ساعتين حتى تاريخ افتتاح النافذة الواحدة في 7/4/2010، لأن أساس العمل الإداري هو التنظيم، وأنا هنا لم أغير شيئاً في التعليم المفتوح فعدد الموظفين لم يزد، بل تم تأهيلهم لتنفيذ البرنامج، وحصلنا بذلك على نتائج جيدة للطالب والموظف بنفس الوقت».
هنا تقول الموظفة "سوزان بربور" من نافذة "قسم المحاسبة": «تأتي أهمية النافذة بالنسبة للموظف والإدارة من أنها تحدد عمل الموظفين ضمن مكاتبهم، فقبل تأسيس النافذة كان الموظف الواحد يقوم بعدة مهام، أما حالياً فلا يحتاج الطالب الصعود إلى أي مكتب في مبنى المركز بل يقتصر تعامله مع النافذة الواحدة، وقد خف الضغط نتيجة توزيع العمل بين الموظفين في المكاتب».